Poskytovanie spätnej väzby nie je podlé. Ale je to umenie.

Shutterstock

Nisha Chittal riadi tímy a stratégie na miestach, ako sú NBC News, MSNBC, Vox Media a Travel Channel. V roku 2016 bola menovaná do časopisu Forbes „30 Under 30“ v médiách a v roku 2018 sa zúčastnila na podujatí ONA’s Women’s Leadership Accelerator. Je tiež dobrovoľníčkou ako mentorka na DigitalWomenLeaders.com.

Tento stĺpček bol pôvodne publikovaný v The Cohort, Poynterovom bulletine pre ženy, ktoré nakopávajú zadok v digitálnych médiách. Zapojte sa do konverzácie prihlásením sa na odber tu.

Prvýkrát, keď som musel dať niekomu, komu sa mi podarilo, negatívnu spätnú väzbu, som sa bál rozhovoru celé dni. Moja priama podriadená bola inteligentná a talentovaná a vo svojej práci bola skvelá. Ale nikto nie je dokonalý a stále som mal spätnú väzbu, aby som jej mohol poskytnúť oblasti, v ktorých by sa mohla zlepšiť. Ako osoba, ktorá sa vo všeobecnosti obáva konfliktov, som sa jej bála povedať, že kópia, ktorú písala pre jeden z účtov sociálnych médií našej publikácie, bola príliš neformálna a potrebovala som sa viac spojiť s našimi skutočnými správami. Bál som sa, že by mohla reagovať negatívne a defenzívne.

Naučiť sa, ako zaobchádzať so spätnou väzbou – dávať ju aj prijímať – je jednou z najdôležitejších zručností pre rast a úspech v akejkoľvek kariére. Napriek tomu je to tiež jedna z vecí, ktoré v práci najviac vyvolávajú úzkosť. Strávil som veľa hodín pred stretnutiami premýšľaním o tom, čo poviem a ako bude ten človek reagovať.

Poskytovanie spätnej väzby je ťažké pre každého, ale ako líderky čelíme zvýšenému tlaku, aby sme boli sympatické. Ukázali to početné štúdie pre vedúce ženy sú úspech a sympatie nepriamo úmerné — vyvíjanie nátlaku na ženy, aby vyvážili tenkú hranicu medzi tým, že sú šéfkou a že sa im páči. A z vlastnej skúsenosti a z rozprávania s inými ženami v kohorte viem, že niekedy sa vyhýbame spätnej väzbe, pretože chceme byť milé.

Toto je omyl.

Môj prístup k spätnej väzbe sa pred pár rokmi dramaticky zmenil, keď som si prečítal knihu “ Radikálna úprimnosť: Staňte sa nadupaným šéfom bez straty ľudskosti .“ Autorka Kim Scott strávila roky ako manažérka v spoločnostiach Google a Apple a vyvinula jedinečný prístup k riadeniu, ktorý podľa nej zvyšuje dôveru, šťastie a produktivitu na pracovisku. Radical Candor úplne preformuloval môj názor na spätnú väzbu a riadenie.

Základnou filozofiou radikálnej úprimnosti je, že poskytovanie spätnej väzby nie je podlé. Poskytujete úprimnú a priamu spätnú väzbu pretože ti na tom záleží o druhej osobe.

Scott opisuje dva rozmery radikálnej úprimnosti: starostlivosť osobne a priama výzva. Ak ste zistili, že vám na danej osobe záleží, poskytovanie spätnej väzby je súčasťou toho – pretože vám záleží na tom, aby ste tejto osobe pomohli rásť, zlepšovať sa a uspieť v jej kariére.

Odkedy som čítal túto knihu, veľa som premýšľal o tom, ako poskytnúť spätnú väzbu. Kedy to urobiť, ako to urobiť a ako to urobiť jemne, ale jasne. Trápil som sa, čo sa stane – čo ak sa ten človek nahnevá alebo sa bude brániť a odmietne prijať spätnú väzbu? čo budem robiť potom? Pri rozhovore s ostatnými členmi kohorty som si uvedomil, že nie som sám, kto trávi veľa času premýšľaním o tejto téme.

Takže tu sú niektoré z mojich obľúbených lekcií – a tiež tipy od ostatných absolventov kohorty.

Buďte priami. A nerobte „sendvič“.

Asi pred piatimi rokmi som bol nedávno povýšený do sociálneho tímu v MSNBC a bol som úplne novým manažérom. Zúčastnil som sa školenia vedenia organizovaného spoločnosťou o poskytovaní pôsobivej spätnej väzby. Facilitátor otvoril reláciu tým, že sa ľudí opýtal, ako poskytujú spätnú väzbu. Myslel som si, že budem dobrým účastníkom, zdvihol som ruku a ponúkol som sendvičovú techniku, o ktorej som pred rokmi pravdepodobne čítal v nejakom obchodnom článku: dáte osobe pochvalu, po ktorej nasleduje kritická spätná väzba a potom znova viac chvály.

Moderátor mi okamžite vysvetlil, prečo to bolo nesprávne, pred všetkými ostatnými účastníkmi sedenia (asi to dostanem za zdvihnutie ruky!). Bol som vtedy v rozpakoch, ale naučil som sa dôležitú lekciu. Technika „sendviča“ bola populárna už v minulosti, no Scott vo svojej knihe poukazuje na to, že táto technika môže byť pre príjemcu mätúca a zavádzajúca.

Scott píše: „Predstava ‚správneho‘ pomeru medzi chválou a kritikou je nebezpečná, pretože vás môže viesť k tomu, že poviete veci, ktoré sú neprirodzené, neúprimné alebo jednoducho smiešne... Takéto sponzorovanie alebo neúprimné chválenie naruší dôveru a ublíži vám. vzťahy rovnako ako príliš tvrdá kritika.“

Versha Sharma, šéfredaktorka spoločnosti NowThis News, mi povedala, ako kedysi skúšala podobnú sendvičovú techniku ​​a snažila sa od nej odísť: „Môžem sa pristihnúť, že sa snažím tlmiť konštruktívnu kritiku množstvom chvály zo strachu, že rozruším zamestnanca, najmä ak je to muž, ale pripomínam si: Som manažér a snažím sa im pomôcť vytvoriť najlepšia možná práca. Všetko, čo musím urobiť, je hovoriť sebavedomo a byť úprimný.“

Staňte sa aj vy sami kráľovnou prijímania spätnej väzby

Scottova filozofia však nie je len o tom, že manažéri poskytujú viac spätnej väzby tým, ktorých riadia: Prvým krokom k vytvoreniu kultúry dôvery a radikálnej úprimnosti je ochota prijať kritiku. Ako šéf nie ste oslobodení; manažéri sa tiež neustále mýlia.

Scott odporúča pravidelne žiadať váš tím o spätnú väzbu, najmä o kritiku. Požiadajte o to a potom počúvajte, poďakujte im za ich úprimnosť a nenechajte sa brániť. Ak ste ochotní prijať kritiku, váš tím bude cítiť, že môže byť k vám úprimnejší a otvorenejší – a to povedie k celkovo lepším výsledkom.

Správne prijímanie spätnej väzby nie je vždy jednoduché, ale schopnosť počúvať a poučiť sa z nej je rozhodujúca pre úspech.

Kim Bui, riaditeľ inovácií publika v Arizona Republic, mi povedal:'Pracujem na svojej reakcii tváre a reči tela.' Súčasťou toho, že som vyšší manažér, je aj optika toho, ako sa veci vo všeobecnosti vyvíjajú, takže ak ľudia vidia, že šliapem okolo seba alebo sa hnevám, je ťažšie nadväzovať vzťahy. Snažím sa zachovať si vážnu tvár a zostať ticho, vo všeobecnosti si dobre premyslím, čo chcem povedať, skôr ako to poviem. To mi pomáha byť menej defenzívny alebo emocionálny vo veciach, ktoré by som nemal. Samozrejme, sú chvíle, keď je správanie také zlé, že si nemôžem pomôcť, ale chcem, aby sa to stalo zriedkavým.'

Bui má pravdu, že zostať pripravený na prijímanie spätnej väzby je ešte dôležitejšie, keď ste manažérom – váš tím sleduje, ako reagujete. Jedným z mojich obľúbených nástrojov, ako zostať v pohode v akejkoľvek stresovej alebo emocionálnej situácii, je nácvik kontrolovaného dýchania , ľahké dychové cvičenie, ktoré skutočne upokojí váš nervový systém.

Dokumentácia zdvojnásobí vplyv vašej spätnej väzby

Niekoľko absolventov kohorty, s ktorými som hovoril, povedalo, že jedným z ich najlepších tipov je zdokumentovať spätnú väzbu. Pomáha to zabezpečiť, aby boli obe strany na rovnakej stránke, a nastavuje to jednoduchý spôsob sledovania a merania vášho pokroku.

Jareen Imam, riaditeľka zhromažďovania sociálnych správ v NBC News, povedala: „Ako manažérka vždy, keď poskytnem kritickú spätnú väzbu, chcem byť veľmi konkrétna a potom sa o tejto konverzácii s mojím zamestnancom informujem e-mailom. Zistil som, že dokumentovaním mojej spätnej väzby od ostatných to robí mňa a mojich priamych podriadených zodpovednými. A ak budeme mať v budúcnosti problémy, môžeme sa vrátiť k týmto poznámkam a požiadať o pomoc a usmernenie.“

A ide to oboma spôsobmi, povedal Imam: „Podobne, ak dostanem spätnú väzbu od svojho manažéra, rád sa ozvem e-mailom a dám im vedieť, že beriem na vedomie ich spätnú väzbu a budem si to pamätať do budúcnosti.“

Sharma súhlasil: „Dokumentácia je najlepší spôsob, ako merať skutočný pokrok. A ak máte osobné stretnutia alebo videohovory, následný e-mail je pre nich skvelým spôsobom, ako jednoducho odkázať na vašu spätnú väzbu a tiež si zapamätať, čo ste im jasne oznámili.“

Poskytujte spätnú väzbu pravidelne a okamžite

Ďalšia kľúčová lekcia, ktorú som sa naučil od Radical Candor? Neukladajte si spätnú väzbu pre svoje týždenné individuálne stretnutia (máte týždenné osobné stretnutia, však?) alebo ešte horšie – ročné hodnotenia výkonnosti.

To je niečo, za čo som sa previnil tou istou priamou správou, ktorú som spomenul na začiatku tohto stĺpca. Bál som sa, že sa bude brániť a chcel som sa vyhnúť viacerým, oddeleným tvrdým rozhovorom. Keď som si všimol veci, ku ktorým som chcel počas týždňa poskytnúť spätnú väzbu, poznamenal som si to v duchu a potom som si naplánoval, že sa nimi budem zaoberať v našom ďalšom týždennom osobnom stretnutí.

Samozrejme, v tom čase bol skutočný okamih ďaleko a bolo ťažšie zapamätať si podrobnosti, a preto bolo ťažšie byť v mojom vedení jasný a konkrétny. Začalo to tiež spôsobovať, že tieto rozhovory mi pripadali ako fuška, z ktorej som mal každý týždeň obavy. Postupom času som sa snažil zlepšiť poskytovanie spätnej väzby okamžite a rýchlo, ako navrhuje Scott.

'Ak budete čakať príliš dlho na to, aby ste poskytli pokyny, všetko o tom bude ťažšie,' píše Scott. 'Povedať to hneď za minútu alebo dve, maximálne tri zaberie menej času ako naplánovať si stretnutie na neskôr.'

Stručne povedané, nie je potrebné byť vzácny pri spätnej väzbe. Urobte to súčasťou vášho každodenného štýlu riadenia.

Spätná väzba by mala byť niečo, čo robíte dostatočne často, aby v čase, keď sa prevalili recenzie výkonnosti, nič z toho, čo poviete, nebolo pre danú osobu úplným prekvapením. Scott napísal, že tieto formálne recenzie „majú posilniť, nie nahradiť to, čo robíme každý deň.“

Spätná väzba je umenie – umenie, ktoré môžeme vždy praktizovať

Som manažérom už takmer päť rokov a jedna z vecí, ktoré som sa o manažmente naučil, je, že nikto na všetko neprišiel – vrátane šéfov. Manažment má strmú krivku učenia a jeho správne fungovanie si vyžaduje prax. Vždy je priestor na zlepšenie riadenia a poskytovania spätnej väzby, bez ohľadu na to, koľko rokov skúseností máte.

Ale môže to byť aj radosť! Jedným z mojich najpyšnejších momentov ako manažéra bolo sledovanie stážistky, ktorú som si najala v NBC, ako sa učí laná a nakoniec sa nechá zamestnať na plný úväzok po ukončení vysokej školy. V inej práci som sledoval, ako priama správa výrazne zlepšila jej písacie schopnosti po množstve spätnej väzby a koučingu. Tieto momenty sú pre mňa najpotešujúcejšou súčasťou manažérskeho postu – a sú dobrým príkladom toho, prečo je spätná väzba taká dôležitá pre úspech.

Poskytovanie spätnej väzby je umenie, v ktorom sa môžete zlepšovať praxou, no pravdepodobne to bude vždy komplikované a náročné, bez ohľadu na to, v akej fáze kariéry sa nachádzate. Ak máte odpor voči konfliktom ako ja, môže to byť náročné viesť náročné rozhovory so svojím tímom, aj keď viete, že sú potrebné.

Ale keď máte kultúru radikálnej úprimnosti, všetci profitujú. Keď sa ľudia cítia pohodlne v práci otvorení a úprimní a keď sa cítia pohodlne vyzvať svojho manažéra alebo mu povedať, keď sa môžu mýliť, tím je šťastnejší a kolektívne výsledky sú lepšie.

Ak chcete získať ďalšie informácie, vtipy a prebiehajúce rozhovory o ženách v digitálnych médiách, prihláste sa na odber The Cohort do vašej schránky každý druhý utorok.