Začínate pracovať na diaľku? Tieto nástroje vám uľahčia prechod na prácu z domu

Shutterstock.

Keďže epidémia koronavírusu pokračuje (dokonca vystupovanie v redakciách ), organizácie žiadajú zamestnancov, aby pracovali z domu, keď môžu.

Pre niektorých to môže znamenať objavenie medzier vo vašich zásobníkoch nástrojov. S ohľadom na to sme zostavili zoznam nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť riešiť rôzne potreby vášho tímu, aby ste zostali v spojení a efektívni v práci.

Vyčerpávajúci zoznam je takmer nemožné zostaviť vzhľadom na rýchlosť, s akou sú nové produkty uvádzané na trh alebo zatvorené, no toto sú niektoré z najbežnejších nástrojov, ktoré redakcie používajú. Zamerali sme sa tiež na nástroje s jednoduchšou integráciou a použiteľnosťou namiesto zdieľania zložitých nástrojov, ktoré nie je ľahké prijať. Zahrnuli sme informácie o cenách, ale najpresnejšie informácie by ste mali skontrolovať na webových stránkach platforiem, pretože sa môžu líšiť v závislosti od veľkosti a potrieb vašej organizácie. Majte na pamäti, že vaša spoločnosť môže mať pravidlá o tom, ktoré verzie nástrojov môžete používať z dôvodu bezpečnostných obmedzení.

Tieto nástroje sú usporiadané podľa troch spoločných potrieb nástrojov, ktoré väčšina organizácií zdieľa: komunikácia, dokumentácia a projektový manažment.

Pamätajte, že nástroje, ktoré používate, by nemali byť komplikovanejšie ako úloha, ktorú sa snažíte splniť. Vyberte si, čo najlepšie vyhovuje pracovnému postupu a pracovnému štýlu vás a vášho tímu.

Ak chcete, aby bola komunikácia tvárou v tvár úspešná, je dôležité jasne pochopiť očakávania týkajúce sa vašej komunikačnej platformy.

Osvojte si asynchrónny charakter komunikácie naprieč platformami na odosielanie správ. Usporiadajte svoje konverzácie do kanálov alebo četov, aby sa informácie nestali prehnanými alebo aby ich nebolo ťažké nájsť. Nájdite si čas na kalibráciu nastavení upozornení, aby ste našli správnu rovnováhu medzi informovanosťou a preťaženosťou. Na stanovenie dostupnosti použite plány a stavy.

Google Hangouts - video konferencia

Produkt spoločnosti Google na videokonferencie, Hangouts Meet, ponúka jednoducho použiteľné rozhranie pre virtuálne stretnutia, zdieľanie obrazovky a chat. Ak už vy alebo vaša organizácia používate G Suite, môžete až do 1. júla bezplatne využívať pokročilé funkcie G Suite na podnikovej úrovni. Získate tak nahrávanie videí a stretnutia až pre 250 ľudí.

Ak ste plne oboznámení s používaním služby G Suite pre e-mail (Gmail) a kalendár (Kalendár Google), používanie služby Google Hangouts Meet je celkom jednoduché. Kalendár Google automaticky vytvorí hovor Meet s každou odoslanou pozvánkou do kalendára a každý v pozvánke bude mať k hovoru prístup. Keď sa dostanete do hovoru, rozhranie je jednoduché na chatovanie a zdieľanie obrazovky. Ak spravujete osobný účet G Suite a pracovný účet G Suite, výber správneho účtu môže byť vždy ťažké.

Stanovenie cien
Ak máte účet Gmail, máte bezplatnú verziu služby Google Hangouts Meet, vďaka ktorej získate 25 účastníkov na jeden hovor.

Slack – asynchrónna komunikácia

Slack bol široko prijatý, mnohými milovaný aj nenávidený. Hlavná funkcia sa točí okolo viackanálových, individuálnych a malých skupinových konverzácií. Svoje používanie Slacku však môžete doplniť využitím množstva integrácií, ktoré môžu prenášať informácie medzi Slackom a inými platformami, ktoré môže používať aj vaša organizácia.

Môžete byť v prevádzke s tímom Slack v priebehu niekoľkých minút a rozhranie pre chat je primerane prístupné ľuďom so skúsenosťami so systémami online správ.

Stanovenie cien
Slack má viacúrovňový cenový systém. Bezplatná verzia obsahuje obmedzenú históriu správ a konečné integrácie.

Zoom - video konferencia

Zoom zahŕňa videokonferencie, zdieľanie obrazovky, chat a nahrávanie videa v základnej úrovni predplatného. Pomerne intuitívne rozhranie uľahčuje účastníkom navigáciu, keď sú v relácii.

Nastavenie účtu je rýchle, ale mali by ste si nájsť pár minút na oboznámenie sa s ovládacími prvkami na začatie schôdze, aby ste vedeli, kde čo je, keď to potrebujete. Ovládacie prvky vo vnútri rozhrania videohovoru sú celkom jednoduché a väčšina používateľov bude môcť v prípade potreby vidieť, ako pristupovať k chatu alebo zdieľať obrazovky. Vyššie úrovne predplatného vám poskytnú viac nástrojov, ako sú oddelené miestnosti, ktoré môžu byť užitočné, ak koordinujete konverzáciu s väčšou skupinou ľudí.

Stanovenie cien
Zoom má viacúrovňový cenový systém. Bezplatná verzia umožňuje používateľom hostiť až 100 účastníkov, má neobmedzené osobné stretnutia, 40-minútový limit na skupinové stretnutia a neobmedzený počet celkových stretnutí.

Skype - video konferencia

Skype je ďalšou možnosťou na organizovanie video alebo audio konferenčných hovorov až pre 50 ľudí. Skype môžete použiť aj na telefonovanie ľuďom, ktorí nie sú na platforme. Skype uľahčuje zdieľanie súborov počas hovoru, zdieľanie obrazovky a posielanie správ. Jedným z veľkých rozdielov medzi Skype a Zoom je to, že na Skype môžete spravovať zoznam kontaktov a iniciovať hovory s ostatnými, na rozdiel od pozývania ľudí do zasadacej miestnosti alebo plánovania videokonferencie, ako by ste to robili v aplikácii Zoom. Skype funguje skôr ako tradičný telefón, zatiaľ čo Zoom funguje skôr ako virtuálna zasadacia miestnosť.

Táto platforma existuje už nejaký čas a v priebehu rokov prešla značným množstvom zmien. Ak je to už nejaký čas, čo ste ho používali, možno vás prekvapí, že nájdete niekoľko nových vecí. Rozhranie je dobre navigovateľné pre každého, kto má skúsenosti s online správami.

Stanovenie cien
Microsoft ponúka rôzne verzie Skype ako produktu. Ceny väčšinou závisia od používania hovorov.

WhatsApp Group – bezpečné posielanie správ a volanie

WhatsApp poskytuje internetové volanie a end-to-end šifrované správy. Aplikácia vám umožňuje vytvárať a posielať správy rôznym skupinám. Pôvodne to bola mobilná aplikácia, ale teraz je k dispozícii verzia pre počítače.

WhatsApp organizuje rozhranie podľa rozhovorov a hovorov. Rozhovory vyvolajú zoznam vašich skupín. Na vstup do skupinového rozhrania, vytvorenie nového alebo správu kontaktu stačí pár klepnutí. Môžete tiež nastaviť aktuálny stav, aby váš tím vedel, kedy ste k dispozícii.

Stanovenie cien
WhatsApp je úplne zadarmo.

Je pravdepodobné, že už máte existujúce úložisko dokumentácie – systém na sledovanie informácií, ku ktorému potrebuje prístup každý. Ak nie, toto je príležitosť vytvoriť si ho.

Dokonca aj keď ste späť v kancelárii, je cenné mať spoľahlivé miesto pre informácie, keď majú ľudia otázky. Uložte si tímové postupy, návrhy projektov, retrospektívy, poznámky zo stretnutí a nápady na brainstorming na predvídateľnom mieste a všetci vo vašej organizácii z toho budú mať úžitok, či už na diaľku alebo nie. Tieto nástroje vám pomôžu urobiť poriadok vo vašom dokumentačnom dome.

Google Dokumenty – spracovanie textu, dokumentov, tabuliek

Dokumenty Google sa často považujú za Microsoft Word, ale na internete. Hoci sa modeluje na textovom procesore, v skutočnosti sa stal oveľa viac než len klonom Wordu. Teraz sa stal defacto nástrojom digitálneho dokumentu. Vo svojej podstate je jeho funkčnosť pomerne jednoduchá a mala by byť známa každému, kto používa textový procesor. Vďaka svojmu prepojeniu s celým radom produktov Disku Google vrátane Tabuliek Google a Prezentácií Google však môžu Dokumenty Google importovať údaje, grafy a tabuľky z týchto produktov. Môže tiež spúšťať vlastné skripty.

Ak ste použili textový procesor, nemali by ste mať problém začať vytvárať dokument v Dokumentoch Google. Organizácia týchto dokumentov môže byť o niečo náročnejšia. Dokumenty Google sú súčasťou Disku Google, kde môžete dokumenty, tabuľky a prezentácie usporiadať rôznymi spôsobmi. Nakoniec si vytvoríte svoj vlastný súborový systém na vašom Disku Google, nie nepodobný súborovému systému vášho počítača. Podobne ako v iných produktoch Google, ak máte osobný účet G Suite a pracovný účet G Suite, správa účtu, ktorý používate v danom čase, môže byť problém.

Stanovenie cien
Zadarmo pre všetkých používateľov G Suite.

Fronta – dokumentácia a projektový manažment

Coda je dokumentačný systém, ktorého cieľom je spojiť viacero vlákien. Jedinečnou hodnotou v Coda je možnosť mať rôzne typy súborov v jednom priestore. Vaše snímky, tabuľky a tabuľky môžu byť umiestnené v tom istom dokumente a nemusíte sa presúvať medzi rôznymi produktmi. To je veľmi užitočné, ak máte rôzne zdroje, ktoré potrebujete spojiť pri práci na projekte.

Pretože existuje veľa rôznych vecí, ktoré môžete urobiť, a veľa rôznych integrácií, ktoré môžete využiť, je užitočné pozrieť sa do galérie šablón Coda, aby ste získali predstavu o tom, čo je možné. Toto je obzvlášť dôležité, ak sa vám zdá, že prázdne plátno je ohromujúce a nie ste si istí, ako si zorganizovať prácu.

Stanovenie cien
Coda ponúka viacúrovňový plánovací systém. Bezplatná verzia obsahuje neobmedzené množstvo editorov a Doc Makerov, neobmedzené zobrazovače, obmedzenú veľkosť dokumentu, nízke kvóty na automatizáciu, obmedzenú integráciu (hoci nie bežné nástroje, ktoré pravdepodobne budete potrebovať), 7-dňovú históriu verzií, spoluprácu v reálnom čase, neobmedzené priečinky. a podpora komunity.

pojem – dokumentácia a projektový manažment

Notion je nováčik, ktorý sa často považuje za konkurenta služby Dokumenty Google. V skutočnosti sa snaží zlúčiť tak rozmanité nástroje ako Evernote, Trello a Airtable do jedného. Notion vám umožňuje vytvárať a organizovať dokumenty, ktoré dokážu oveľa viac ako len spracovávať slová. Dokumenty v Notion môžu zahŕňať zoznamy úloh, kalendáre, databázy a ďalšie. Ak potrebujete miesto na organizovanie dokumentov a správu úloh, ktoré z týchto dokumentov vyplývajú, Notion môže byť komplexným riešením týchto problémov.

Myšlienka stránok a organizácie spoločnosti Notion môže byť spočiatku mätúca. Pred ponorením sa do Notion by ste mali mať jasnú predstavu o tom, aké dokumenty chcete v Notion uložiť. Dokáže vyriešiť množstvo rôznych problémov, preto si zistite svoj konkrétny prípad použitia skôr, ako vás to zahltí.

Stanovenie cien
Pojem má viacúrovňový plánovací systém. Bezplatná verzia ponúka neobmedzený počet členov a hostí, 1 000 „blokov“ (v skutočnosti sekcií obsahu) a 5 MB úložného priestoru pre súbory.

evernote – dokumentácia

Evernote má dlhú históriu ako aplikácia na písanie osobných poznámok. Už dlho umožňuje jednotlivcom písať si poznámky, zbierať informácie z webu a organizovať informácie pomocou robustného systému označovania a kategorizácie, vďaka čomu je populárnym výskumným nástrojom. Niektorí možno nevedia, že Evernote má za určitú cenu aj funkcie spolupráce. Obchodný plán Evernote má funkciu s názvom Spaces, ktorá zhromažďuje tímové poznámky a dokumenty vo formáte podobnom Disku.

Evernote sa dá veľmi jednoducho použiť len ako miesto na písanie poznámok. Má však vrstvy a vrstvy funkcií, ktoré dokážu odolať tým najvýkonnejším používateľom. Jeho webový orezávač vám umožňuje ukladať webové stránky a súbory PDF z webu a ukladať ich vo vašom účte Evernote. Pomocou označovania a vyhľadávania môžete svoje poznámky filtrovať nekonečnými spôsobmi.

Stanovenie cien
Evernote má systém viacúrovňových plánov. Bezplatná verzia obsahuje plné možnosti zapisovania poznámok, ako aj označovanie a vyhľadávanie, bez zdieľania poznámok.

Nástroje na riadenie projektov využívajú široké spektrum od jednoduchých platforiem, ktoré spravujú jeden komponent, až po rozsiahle produkty, ktoré riešia širokú škálu funkcií, ktoré môžu byť v organizácii potrebné.

Trello - projektový manažment

Trello je praktický vizuálny systém na organizovanie práce s kartami a zoznamami. Môžete si vytvoriť pracovný postup, ktorý najlepšie funguje pre váš tím, v ktorom sa položky dajú rýchlo a jednoducho presúvať na základe ich stavu. Trello tiež zaviedlo pravidlá a integrácie, ktoré môžu pomôcť udržať organizačnú štruktúru spravovateľnú. Trello má tiež šablóny pre prípad, že by ste potrebovali nápady, ako čo najlepšie využiť jeho funkčnosť.

Používateľské rozhranie je pomerne priamočiare a nie je tak ohromujúce, ako môžu byť niektoré platformy na riadenie projektov. Trello robí menej ako niektoré iné platformy, ale to môže byť dobrá vec, pretože robí to, čo si zaumienil robiť dobre a bez zbytočných funkcií.

Stanovenie cien
Trello má viacúrovňový plánovací systém. Bezplatná verzia obsahuje neobmedzený počet osobných tabúľ, neobmedzené množstvo kariet, neobmedzené zoznamy, limit nahrávania súborov 100 MB, 10 tímových tabúľ a obmedzenú automatizáciu.

Vzduchovateľný – správa a organizácia údajov

Najlepší spôsob, ako premýšľať o Airtable, je ako tabuľka so superschopnosťami. Pomocou Airtable môžete organizovať údaje v známom tabuľkovom formáte, ale potom sa môžu premeniť na kanban dosky, kalendáre a vizuálne galérie podobné Trello. Môžete si nastaviť vlastné formuláre, ktoré dodajú vstup používateľa do vašej databázy Airtable. Pre profesionálnych používateľov má Airtable „Blocks“, ktoré pridávajú do tabuliek ďalšie funkcie doplnkov, ako je geokódovanie, grafy a dokonca aj spôsob, ako navrhnúť webové stránky na základe údajov vo vašej tabuľke.

Airtable používa jedinečný jazyk na popis svojich funkcií. To, čo si bežne predstavujete ako tabuľku alebo databázu, sa nazýva „základ“. Má „bloky“ (pre profesionálnych používateľov), ktoré zahŕňajú technológie zásuvných modulov pre vaše základne. Keď prejdete cez žargón, Airtable je veľmi flexibilný tabuľkový nástroj, ktorý vám poskytuje užitočnú moc nad tabuľkou Google.

Stanovenie cien
Airtable má viacúrovňový plánovací systém. Bezplatná verzia obsahuje neobmedzený počet základov, 1 200 záznamov na základňu, 2 GB priestoru pre prílohy na základňu a dva týždne histórie revízií.

Rozsah - projektový manažment

Range sa zaoberá úlohou vedieť, kto čo robí a kde sú tímy z hľadiska cieľov. Range uľahčuje individuálne plánovanie úloh a tímové prihlásenia s plánmi a výhodami zo širokej škály integrácií s aplikáciami, ktoré pravdepodobne budete používať, ako je Slack, Google Drive, Calendar, Trello a Github.

Má priateľské používateľské rozhranie a proces registrácie vás prevedie tým, ako ho používať. Tipy a príklady sú dostupné vo všetkých zobrazeniach, kým ich nezrušíte.

Stanovenie cien
Rozsah je bezplatný pre tímy do 10 ľudí. Je to 14 dolárov mesačne za každého ďalšieho spoluhráča.

pondelok – dokumentácia a projektový manažment

Pondelok je systém organizovaný radou na riadenie projektov a pracovných postupov. Integrácie sa pripájajú k aplikáciám, ktoré už možno používate. Rôzne pohľady, ako napríklad pracovné zaťaženie a časové harmonogramy, prezentujú stav práce užitočným spôsobom, čo uľahčuje meranie toho, čo sa robí a kedy. Funkčnosť je možné automatizovať pomocou bezkódových automatizačných rutín, ktoré môžu zefektívniť úlohy.

Stránka ponúka veľa funkcií, ale proces registrácie pre nové účty odvádza slušnú prácu a prevedie vás procesom nastavenia novej nástenky. V rozhraní je toho k dispozícii veľa, takže môže chvíľu trvať, kým si uvedomíte, aké funkcie sú k dispozícii.

Stanovenie cien
Pondelok má systém viacúrovňových plánov, v ktorom sú ceny založené na počte používateľov. Základný plán, ktorý je 39 dolárov pre piatich používateľov mesačne, ponúka neobmedzené dosky, 20 typov stĺpcov, zobrazenie Kanban, vložené formuláre, 5 GB úložného priestoru a týždenný denník aktivít.

Posledné dve položky v tomto zozname sú pomerne robustné platformy na riadenie projektov, ktoré môžu byť viac než to, čo hľadáte, ak sa len pokúšate vyriešiť dočasné medzery vo vašom pracovnom postupe. Ak ste však pripravení hodnotiť intenzívnejšie platformy na riadenie projektov, toto sú možnosti typu všetko v jednom.

Asana – komplexná dokumentácia, projektový manažment a komunikačná platforma

Asana je rozsiahla platforma na riadenie projektov, ktorá dokáže riešiť rôzne aplikácie naprieč marketingom, predajom, prevádzkou, produktmi a rôznymi potrebami riadenia pracovného toku. Je ťažké stručne opísať všetky jeho funkcie, pretože Asana sa zaoberá viacerými priestormi riadenia projektov. Zahŕňa veľa funkcií kombinácie vyššie uvedených produktov vrátane komunikácie, správy úloh, plánov, pracovného toku projektu a ďalších.

Stanovenie cien
Asana má viacúrovňový plánovací systém. Bezplatná verzia obsahuje správu úloh; zoznam, tabuľka a zobrazenie kalendára; nadobúdateľov a dátumy splatnosti; až 15 spoluhráčov a integrácie aplikácií.

Základný tábor – komplexná dokumentácia, projektový manažment a komunikačná platforma

Basecamp, postavený spoločnosťou, ktorá bola priekopníkom práce na diaľku ešte predtým, ako to bolo cool, sľubuje, že vyrieši všetky vaše hlavné potreby v oblasti nástrojov v jednom komplexnom riešení. V Basecampe vytvárate projekty. V rámci projektov môžete vytvárať zoznamy úloh, prideľovať úlohy, posielať oznámenia členom tímu, plánovať stretnutia, zdieľať dokumenty a spúšťať skupinové chaty. S tým všetkým by Basecamp teoreticky mohol nahradiť Google Docs, Slack, Dropbox, Trello a Asana.

Basecamp silne zdôrazňuje asynchrónny charakter práce na diaľku. Ak hľadáte riešenie, ktoré vám umožní pracovať s ľuďmi v rôznych časoch, na rôznych miestach, s rôznymi schopnosťami komunikácie na diaľku, Basecamp je obzvlášť zaujímavé riešenie.

Nákup produktu ako Basecamp znamená nákup celej filozofie produktového manažmentu. Niekomu to naozaj funguje a iných vypne. Ak ste však pripravení na komplexné riešenie, venujte čas učeniu sa Basecampu a naučíte sa veľa o tom, čo pre vašu organizáciu funguje a čo nie.

Stanovenie cien
99 dolárov mesačne pre neobmedzených používateľov a projekty.

Tyler Fisher je zástupcom riaditeľa pre technológiu v News Catalyst . Môžete ho kontaktovať na adrese tyler@newscatalyst.org a na Twitteri na adrese @tylrfishr .

Heather Bryant je zástupcom riaditeľa, produkt, v News Catalyst . Môžete ju kontaktovať na adrese heather@newscatalyst.org a na Twitteri na adrese @hbcompass .

News Catalyst pomáha spravodajským organizáciám transformovať sa na udržateľné digitálne podniky.